آن چه در جامعه امروزي، حائز اهمیت است رعایت حقوق مردم و بهره مندي آنان از مزایاي قانونی مسلم و حفظ موارد مندرج در اصول متعدد قانون اساسی هـم چـون حق بهره منـدي از مالکیـت خصوصـی و پشتیبانی از حقـوق فـردي و اجتماعی و تحقق بخشیدن به عدالت و نظارت بر حسن اجراي قوانین است. تاسیس دفتر اسناد رسمی یکی از وسیله‌‌های حفظ مالکیت خصوصی افراد به شکل قانونی است.
در همین راستا مراحل قانونی تاسیس دفتر اسناد رسمی را شرح داده ایم.
نقش دفتر اسناد رسمی در زندگی روزمره
سردفتران اسناد رسمی با تنظیم و ثبت قراردادها، معاملات و تعهدات نقش مهمی درایجاد آرامش و اعتماد در جامعه دارند. فواید ثبت اسناد محدود به آثار حقوقی آن از جمله رسمیت و قابلیت اجرا و اعتبار بخشیدن به اسناد تنظیمی خلاصه نمی‌شود، بلکـه آثـار مـادي، معنوي، روانی، اقتصادي، قضایی و اجتماعی حائز اهمیتـی را نیـز بـه همـراه خواهـد داشت.
ازاین رو نقش دفاتر اسناد رسمی و جایگاه آنان در روابط اجتماعی و اقتصـادي جامعه برهیچ کس پوشیده نمانده و دولت‌ها نیز در راستاي انتظام امور و تنظیم روابط بین افراد در بسیاري از شئون فردي و اجتمـاعی مداخلـه مـی نماینـد.
براین اساس دولت، براي تأسیس دفاتر اسـناد رسـمی شروط و حدودي نهاده و علاوه بر تکلیف اخذ مجوز، بـراي اداره‌ي امـور آنهـا نیـز، شخصی به نام سردفتر را تعیین نموده است.
تعریف سر دفتر و دفاتر اسناد رسمی
ماده ۲ قانون دفتر اسناد رسمی مصوب 1316 در تعریـف سـردفتر چنـین مقـرر میدارد: «دفتر اسنادرسمی به مدیریت و مسئولیت یک نفر صاحب دفتر که ازاین به بعـد سردفتر نامیده می‌شود اداره می‌گردد»
و به موجب ماده ۳همین قانون، سـردفتر بـه موجب حکم وزیر عدلیه منصوب و وابسـته بـه وزارت عدلیـه محسـوب مـی شـود و اداره ی کل ثبت اسناد و املاك طبق حکم مزبور براي او پروانه صـادر خواهـد نمـود.
ماده ی ۲ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ در تعریف سردفتر اشـعار مـی دارد: «اداره‌ي امور دفترخانه اسناد رسمی به عهده شخصی است که بـا رعایـت مقـررات ایـن قانون بنا به پیشنهاد سازمان ثبـت اسـناد و امـلاك کشـور بـا جلـب مشـورتی کـانون سردفتران و به موجب ابلاغ وزیر دادگستري منصوب و سردفتر نامیده می‌شود.»
حال می خواهیم شرایط و نحوه انتخاب سر دفتر را توضیح دهیم. پس با ارگ همراه باشید.
نحوه انتخاب سر دفتر اسناد رسمی
انتخاب سردفتران درایران به دو صورت عمومی و اختصاصی انجام می‌شود.
1- انتخاب عمومی:
براساس ماده ی ۳ آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی چنین مقـرر شـده اسـت : «درمناطقی که به موجب مقتضیات محلی، اقتصادي و جمعیتی نیاز به تأسیس دفاتراسـناد رسمی باشد، سازمان ثبت اسناد و املاك کشور جهت رفع نیاز و براي انتخاب سردفتر اسناد رسمی مراتب را به نحو مقتضی به اطلاع عموم خواهد رسانید.
متقاضیان واجـد شرایط مکلفند در مهلت تعیین شده تقاضاي خود را تسلیم نمایند. سازمان ثبت اسـناد و املاك کشور در فرصت مناسب از کلیه‌ي داوطلبان واجـد شـرایط مـذکور، توسـط هیأت منتخب قوه قضاییه مصاحبه به عمل خواهـد آورد .»
بنـابراین، همـه سـاله، نیـاز حوزه هاي ثبتی به دفتر اسناد رسمی بررسی و ازطریق روزنامه کثیرالانتشار مرکز بـه اطـلاع متقاضیان خواهد رسید تا متقاضیان، درخواست‌هاي خود را بـه سـازمان ثبـت تسـلیم نمایند تا از آنان، آزمون به عمل آید.
پس از آزمون کتبی از کسانی که براي محـل‌هـاي مورد نظر نمره‌ي لازم را کسب نموده‌اند به وسیله‌ی هیأت واجد شرایط، اختبار شفاهی به عمل می‌آید.
2- انتخاب اختصاصی:
طبق ماده‌ی ۶۹ قانون دفاتر اسناد رسمی سردفتر شاغل، که بازنشسـته مـی‌شـود، می‌تواند شخص واجد صلاحیت طبق مقررات این قانون را برای تصدی دفترخانه خود به سازمان ثبت اسناد و املاك کشور معرفی کند.
مـدت لازم بـراي معرفـی در مـورد بازنشستگی الزامی دو ماه قبل از تاریخ بازنشستگی اسـت و در غیـرایـن مـورد، بایـد معرفی موصوف ضمن تقاضانامه بازنشستگی به عمل آیـد.
ورثـه سـردفتر متـوفی کـه حین‌الفوت، شاغل بوده است تا شش ماه از تاریخ فوت سردفتر می‌توانند مجتمعـاً بـه
ترتیب فوق، شخص واجد صلاحیت را معرفی کنند.
در صورتی‌که سردفتر یا وراث او در مهلت‌هاي تعیین شده، شخص واجد صلاحیت را معرفی نکنند، سازمان ثبت اسناد و املاك کشور می‌تواند تصدی دفترخانه را با رعایت مقررات این قـانون، بـه شـخص واجد شرایط دیگری واگذار نماید.
در این مقاله راجع به نحوه و شرایط تاسیس دفتر اسناد رسمی صحبت کرده ایم.